O seu estoque “Fecha”?

Antes de entrar no mérito desta questão, é necessário saber o significado da palavra que melhor define o fechamento dos estoques.  Acurácia ou Acuracidade é a precisão e exatidão de dados e informações, quando há ausência de erros ou equívocos. A palavra acurácia, é um termo bastante utilizado na Física e na Matemática para definir a precisão de um experimento com o seu valor real. Quanto maior a acurácia, mais autêntico é o resultado da experiência. A Acuracidade surgiu a partir da palavra inglesa accuracy, utilizada também como base etimológica para acurácia. 

No Brasil é comum no meio empresarial o uso do jargão “fechamento do estoque” referenciando-se a Acurácia do mesmo. No país, vive-se uma realidade em que a maior parte das micro, pequenas e médias empresas não tem índices aceitáveis de Acuracidade. A maioria reconhece que tem problemas, porém, está sempre protelando a solução.

Em uma palestra que ministro intitulada “OS DEZ MANDAMENTOS DO ESTOQUE – O Caixa Fechou! e o Estoque?”, apresento ao público os motivos que fazem com que o caixa financeiro das empresas esteja diariamente correto, porém, o estoque encontra-se em situação bastante complicada. A maioria dos empresários não sabe o índice de acuracidade dos seus estoques, ou apenas supõem um percentual. O problema do baixo índice de Acuracidade dos estoques no Brasil é meramente cultural. Não passa pela esfera tecnológica ou da mão de obra. O problema vem de cima para baixo; vem da cultura do empresário.

Estoque é DINHEIRO materializado em forma de MERCADORIA. Sendo assim, conclui-se que MERCADORIA = DINHEIRO. Na prática, o empresário enxerga MERCADORIA como MERCADORIA, e com isso, dá pouca importância ao controle das mesmas. Para resolver este problema e atingir índices aceitáveis de Acuracidade, vão aqui os DEZ MANDAMENTOS que, se executados com austeridade, certamente o problema será resolvido.

1. Faça os pedidos de compra de mercadorias no sistema de gestão e envie o mesmo ao seu fornecedor. Benefícios: registro da compra, controle do saldo do pedido, checagem na entrada, histórico de compras. 
2. Faça inventários rotativos diários por amostragem, usando coletores de dados. Benefícios: fiscalização contínua, erros apurados no dia, cria-se a cultura e a percepção do controle rígido.
3. Emita sistematicamente relatórios de apoio estratégico a gestão dos estoques como Curva ABC, estoques mínimos e máximos, estoque sem giro a X dias,  ranking de devolução de vendas, etc. Benefícios: tomada de decisão com base em fatos reais, avaliação do movimento dos estoques, percepção antecipada de problemas, apoio a área comercial.
4. Faça um inventário geral no máximo a cada quatro meses usando coletores de dados. Benefícios: percepção do controle austero, identificação e resolução de problemas, melhor do atendimento ao cliente e ao governo.
5. Busque fornecedores parceiros que lhe ajude a vender a mercadoria. O fornecedor tem que apoiar a venda disponibilizando estrutura comercial de merchandising. Benefícios: maior giro, menor lead time, cria-se a cultura do atendimento ao cliente e não somente comprar e vender.
6. Faça uso de todo o aparato eletrônico disponível no mercado. Use câmeras em todos os locais de movimento do estoque, use cancelas eletrônicas e coletores de dados, faça as pessoas perceberem que todo o ambiente é monitorado eletronicamente. Benefícios: reprime-se apropriações indébitas, cria-se a cultura da vigilância permanente.
7. Centralize a operação do negócio caso sua empresa tenha mais de uma unidade de negócio, deixando nas lojas apenas a venda. Benefícios: redução de custos com unificação de equipe e processos, treinamento mais rápido e com menos custos, redução de custos com equipamentos, dados corporativos, aumento da segurança da informação.
8. Centralize os estoques em um Armazém Central. Utiliza um software WMS. Benefícios: redução de custos, maior velocidade na operação, menor quantidade de estoques, redução de erros, eliminação da perda por validade, maior controle e aumento da Acuracidade.
9. Faça uso de relatórios de vendas como Curva ABC de Clientes, venda por fornecedor, venda por lucro bruto com análise de CMV e MARKUP, ranking de vendas por mercadoria, grupo, subgrupo, região, venda por promoção, etc. Benefícios: redução de estoques, foco nos estoques lucrativos, aumento da venda saudável, eliminação de perdas e devoluções.
10. O décimo e mais importante mandamento do estoque é a contratação de um PCE – Planejamento e Controle de Estoque, ou seja, O RESPONSÁVEL PELO ESTOQUE. Ele será responsável por fazer com que todos os outros 9 mandamentos aconteçam. As principais atribuições e benefícios gerados por um PCE são:

          – Fiscaliza os estoques.

          – Previne perdas.

          – Cria, replaneja e controla os processos logísticos.

          – Estuda tecnologias disponíveis no mercado.

          – Interage com as demais áreas da empresa.

          – Controla inventários rotativos e pontuais.

          – Presta contas a diretoria.

 

Sem um PCE na empresa para controlar os estoques, é hipocrisia acreditar que se conseguirá estoques corretos e com alto índice de Acuracidade. É possível observar que não há nada de extraordinário no que foi citado nos dez mandamentos. Todos os pontos são possíveis e tem custo baixo. Por em prática é apenas uma questão de decisão do empresário. Muito mais caro que não executa-los, é o inadmissível fato do empresário não saber sequer o seu índice de Acuracidade, e se ele não sabe, a consequência é óbvia: prejuízo sem conhecimento da dimensão do mesmo.

O salário de um PCE custa algumas vezes menos que o prejuízo dos estoques descontrolados.

Adolfino Alves Pereira Neto

Professor, Empresário, Administrador, Consultor,

Especialista em Logística Empresarial.