Processos Financeiros

Antes da existência do dinheiro, a humanidade produzia artesanalmente apenas o suficiente para o seu sustento. A produção eventualmente excedente era trocada em feiras ou aglomerações de pessoas, sendo conhecido como escambo. Trocava-se de tudo, objetos por alimentos, mercadoria por serviço e vice-versa. Até então, não havia a necessidade de guardar algo valioso para adquirir outros objetos. Posteriormente, quando o dinheiro foi criado no século VII A.C., após uma série de evoluções ocorridas nos métodos de troca, o homem passou a ter necessidade de controlar o montante de dinheiro acumulado, não importando se era de $ 1,00 ou $ 1.000.000,00. A cientificação de que o valor acumulado estava correto e seguro era a garantia básica para a continuidade do negócio. O tempo passou, o mundo evoluiu velozmente e apos décadas, o mercado agregou novos processos administrativos, novos controles, novas exigências legais e novas técnicas para o gerenciamento financeiro. Tudo isso implica em movimentar o dinheiro dentro dos novos padrões de mercado, e continuar garantindo que o valor acumulado continua correto e seguro como se fazia há séculos atrás. A todo este movimento financeiro controlado, da-se o nome de Processo Financeiro. 

Para gerenciar Processos Financeiros é necessário o uso de um software de gestão que seja capaz de integrar as diversas atividades financeiras que ocorrem nas empresas. Fazer “na mão” como antigamente não é mais possível. Atualmente, as empresas movimentam dinheiro através dos setores de Logística, Contas a Pagar, Contas a Receber, Faturamento e Tesouraria. Eles dependem uns dos outros para funcionar e por este motivo o software precisa fazer este controle de forma integrada. Para entender o funcionamento, vamos ver os instrumentos utilizados, e o funcionamento de cada setor separadamente e sua interdependência. Vamos observar que o dinheiro que entra e que sai, sempre vai ter uma origem e um destino, para que seja possível haver auditorias permanentes.

 

Centros de Custo e de Receita

É fundamental fazer movimentos financeiros sempre com base em um centro de custo ou centro de receita, pois a diretoria ou os auditores saberão exatamente como o valor foi movimentado e para que. Sendo assim, antes de iniciar os movimentos financeiros, é necessário que a diretoria em contato com o setor contábil, crie um Plano de Centros de Custo e de Receitas que seja ideal para o negócio em questão. Sem o uso de Centros de Custo, é como se a empresa desejasse saber apenas o montante que entrou e que saiu no dia, não importando a origem do movimento. O não uso de Centros de Custo é uma prática nociva a empresa e deve ser evitada veementemente.

 

Faturamento

Este é o setor que movimenta a entrada de dinheiro na empresa em larga escala. A principal origem do dinheiro é a venda e o setor de faturamento pode fazer isso de várias formas, seja por venda em Internet, por equipe de venda externa informatizada (AFV), venda balcão, venda veículo, venda no PDV, etc. Todo o movimento financeiro de entrada de dinheiro gerado no dia deve ter prestação de contas através do fechamento do caixa de vendas, e por sua vez, todos os recebíveis devem seguir via integração de software para o setores de Contas a Receber e de Tesouraria, garantindo assim o controle financeiro. Em alguns momentos ocorre o contrário, o cliente pode pagar uma venda com um depósito bancário que já havia sido feito previamente, sendo então um caminho do dinheiro com origem na Tesouraria via depósito bancário e sendo utilizado no faturamento para liberação da venda. 

 

Logística

Para a maioria das pessoas, parece estranho que o setor de Logística possa provocar movimentos financeiros, pois ele não é a atividade fim da receita de uma empresa que comercializa mercadorias, porém, ha situações em que este setor pode provocar receita. Em algumas empresas é comum que a equipe de conferência de mercadorias na entrada seja utilizada pelos fornecedores de mercadorias para o descarregamento de um caminhão no momento da entrega. Este serviço prestado pela empresa ao fornecedor é em geral cobrado em função do peso em toneladas a ser descarregado. O setor gera então um documento de prestação de serviço que integrado ao Contas a Receber, vai impedir que o caminhão saia da empresa enquanto não for efetuado o pagamento do serviço de descarga. Isso ocorre via integração de software. Há outros serviços como frete, e movimentação de mercadorias internas em operadores logísticos ou em pátios. 

 

Contas a Receber

O setor de Contas a Receber controla todos os recebíveis futuros originados ou não pelo faturamento. Recebível futuro é tudo aquilo que foi vendido a prazo, ou seja, o cliente adquiriu bens ou serviços, porém vai pagar em uma data futura. O Contas a Receber pode controlar cheques pre-datados, duplicatas, boletos, promissórias, cheques sem fundo, cartões de crédito, juro não pago, etc. Enfim, ele pode controlar tudo aquilo que tem vencimento maior ou igual a um dia. Esses recebíveis entram na empresa durante o dia, e no final do expediente, eles tem sua prestação de contas feita em um caixa financeiro, para que seja confirmado que tudo o que foi recebido no caixa, teve o título correspondente liquidado no sistema. Por sua vez, todos os valores recebidos devem ir via integração de software para contas financeiras no setor de Tesouraria, sejam elas de cofre ou bancárias, garantindo o Controle Financeiro. 

 

Contas a Pagar

O setor de contas a pagar controla todos os pagamentos futuros a serem feitos aos fornecedores. Tudo que a empresa comprou e que tem vencimento maior ou igual a um dia será controlado aqui. O contas a pagar pode ter diversos tipos de compromissos a pagar como boletos, cheques pré-datados, promissórias, duplicatas, etc. Quando alguém decide pagar um título, a origem do dinheiro pode ser através do Contas a Receber ou da Tesouraria, e isso ocorre via integração de software. Quando os recursos são usados, eles passam a ficar indisponíveis para uso nas contas de origem, sejam elas de cofre ou bancárias, e os títulos são liquidados no contas a pagar. Sendo assim, o contas a pagar sempre consome os recursos da empresa, honrando os compromissos feitos.

Tesouraria

A Tesouraria é o centro nervoso do Processo Financeiro. Todos os movimentos feitos nos outros setores “desaguam” nele. Este setor pode efetuar recebimentos ou pagamentos à vista, podem receber ou fornecer valores para o movimento financeiro ocorrido em outros setores como Faturamento, Contas a Receber, Contas a Pagar e Logística. Todo esse movimento é feito via integração de software. O setor de Tesouraria é o que garante que todo movimento financeiro feito na empresa foi registrado e pode ser rastreado neste setor. Conclui-se então que, se as contas bancárias e de cofre são as centralizadoras dos valores  movimentados, então nenhum setor pode movimentar dinheiro sem que a Tesouraria tome conhecimento e autorize. Para isso a integração via software deve ser extremamente rigorosa para evitar erros ou fraudes. É importante saber que não existe garantia que os processos estão sendo feitos, sem que haja auditoria permanente. Isso significa que TODOS OS DIAS o “livro caixa” deve ser auditado por alguém em instância superior. Além disso, devem ocorrer auditorias independentes e sem aviso, onde todos os setores que movimentam dinheiro são auditados ao mesmo tempo em dia e hora não divulgados. Não fechar o “livro caixa” todo santo dia e não fazer auditorias regularmente, pode ser a assinatura do atestado de óbito da empresa.

Movimento de Caixa do Dia (“livro caixa”)

 

Instrumentos de Auditoria

Para auditar os Processos Financeiros de uma empresa é necessário que hajam ferramentas de trabalho que permitam checar o movimento financeiro. Em uma empresa que não utiliza um software de gestão, ou não utiliza os recursos nele disponíveis, será muito difícil conseguir sucesso nas auditorias. É certo que se obterá eficiência, porém, a eficácia não será obtida. Os instrumentos mais importantes para realização de uma excelente auditoria são:

a) Documentos referentes aos movimentos financeiros arquivados em local de fácil acesso, e identificados com capa de lote.

b) Uso de Centros de Custo e de Receitas em cada movimento financeiro feito no software.

c) Setores de Contas a Receber, Contas a Pagar e Tesouraria documentados e bem definidos em todos os ângulos como atribuições, limites, normas, processos e hierarquia.

d) Existência de um relatório de balancete por Centros de Custo e de Receitas.

e) Extrato de movimentação de contas financeiras de caixa ou bancária.

f) Rastreamento de movimentos financeiros via software.

g) Rastreamento das atividades dos usuários no sistema de gestão.

h) Relatórios de fechamento de caixa.

i) Relatórios do movimento diário da Tesouraria “livro caixa”.

j) Relatório de Fluxo de Caixa

 

O que não pode ser negligenciado pelo empresário, é que por menor que seja a empresa, por minúsculo que seja o seu caixa diário e mensal, executar os movimentos financeiros sem o mínimo citado aqui, certamente implicará em insegurança e consequentemente surpresas desagradáveis a qualquer momento.

 

 Adolfino Alves Pereira Neto

Professor, Empresário, Administrador, Consultor,

Especialista em Logística Empresarial.