Processos Financeiros

Antes da existência do dinheiro, a humanidade produzia artesanalmente apenas o suficiente para o seu sustento. A produção eventualmente excedente era trocada em feiras ou aglomerações de pessoas, sendo conhecido como escambo. Trocava-se de tudo, objetos por alimentos, mercadoria por serviço e vice-versa. Até então, não havia a necessidade de guardar algo valioso para adquirir outros objetos. Posteriormente, quando o dinheiro foi criado no século VII A.C., após uma série de evoluções ocorridas nos métodos de troca, o homem passou a ter necessidade de controlar o montante de dinheiro acumulado, não importando se era de $ 1,00 ou $ 1.000.000,00. A cientificação de que o valor acumulado estava correto e seguro era a garantia básica para a continuidade do negócio. O tempo passou, o mundo evoluiu velozmente e apos décadas, o mercado agregou novos processos administrativos, novos controles, novas exigências legais e novas técnicas para o gerenciamento financeiro. Tudo isso implica em movimentar o dinheiro dentro dos novos padrões de mercado, e continuar garantindo que o valor acumulado continua correto e seguro como se fazia há séculos atrás. A todo este movimento financeiro controlado, da-se o nome de Processo Financeiro. 

Para gerenciar Processos Financeiros é necessário o uso de um software de gestão que seja capaz de integrar as diversas atividades financeiras que ocorrem nas empresas. Fazer “na mão” como antigamente não é mais possível. Atualmente, as empresas movimentam dinheiro através dos setores de Logística, Contas a Pagar, Contas a Receber, Faturamento e Tesouraria. Eles dependem uns dos outros para funcionar e por este motivo o software precisa fazer este controle de forma integrada. Para entender o funcionamento, vamos ver os instrumentos utilizados, e o funcionamento de cada setor separadamente e sua interdependência. Vamos observar que o dinheiro que entra e que sai, sempre vai ter uma origem e um destino, para que seja possível haver auditorias permanentes.

 

Centros de Custo e de Receita

É fundamental fazer movimentos financeiros sempre com base em um centro de custo ou centro de receita, pois a diretoria ou os auditores saberão exatamente como o valor foi movimentado e para que. Sendo assim, antes de iniciar os movimentos financeiros, é necessário que a diretoria em contato com o setor contábil, crie um Plano de Centros de Custo e de Receitas que seja ideal para o negócio em questão. Sem o uso de Centros de Custo, é como se a empresa desejasse saber apenas o montante que entrou e que saiu no dia, não importando a origem do movimento. O não uso de Centros de Custo é uma prática nociva a empresa e deve ser evitada veementemente.

 

Faturamento

Este é o setor que movimenta a entrada de dinheiro na empresa em larga escala. A principal origem do dinheiro é a venda e o setor de faturamento pode fazer isso de várias formas, seja por venda em Internet, por equipe de venda externa informatizada (AFV), venda balcão, venda veículo, venda no PDV, etc. Todo o movimento financeiro de entrada de dinheiro gerado no dia deve ter prestação de contas através do fechamento do caixa de vendas, e por sua vez, todos os recebíveis devem seguir via integração de software para o setores de Contas a Receber e de Tesouraria, garantindo assim o controle financeiro. Em alguns momentos ocorre o contrário, o cliente pode pagar uma venda com um depósito bancário que já havia sido feito previamente, sendo então um caminho do dinheiro com origem na Tesouraria via depósito bancário e sendo utilizado no faturamento para liberação da venda. 

 

Logística

Para a maioria das pessoas, parece estranho que o setor de Logística possa provocar movimentos financeiros, pois ele não é a atividade fim da receita de uma empresa que comercializa mercadorias, porém, ha situações em que este setor pode provocar receita. Em algumas empresas é comum que a equipe de conferência de mercadorias na entrada seja utilizada pelos fornecedores de mercadorias para o descarregamento de um caminhão no momento da entrega. Este serviço prestado pela empresa ao fornecedor é em geral cobrado em função do peso em toneladas a ser descarregado. O setor gera então um documento de prestação de serviço que integrado ao Contas a Receber, vai impedir que o caminhão saia da empresa enquanto não for efetuado o pagamento do serviço de descarga. Isso ocorre via integração de software. Há outros serviços como frete, e movimentação de mercadorias internas em operadores logísticos ou em pátios. 

 

Contas a Receber

O setor de Contas a Receber controla todos os recebíveis futuros originados ou não pelo faturamento. Recebível futuro é tudo aquilo que foi vendido a prazo, ou seja, o cliente adquiriu bens ou serviços, porém vai pagar em uma data futura. O Contas a Receber pode controlar cheques pre-datados, duplicatas, boletos, promissórias, cheques sem fundo, cartões de crédito, juro não pago, etc. Enfim, ele pode controlar tudo aquilo que tem vencimento maior ou igual a um dia. Esses recebíveis entram na empresa durante o dia, e no final do expediente, eles tem sua prestação de contas feita em um caixa financeiro, para que seja confirmado que tudo o que foi recebido no caixa, teve o título correspondente liquidado no sistema. Por sua vez, todos os valores recebidos devem ir via integração de software para contas financeiras no setor de Tesouraria, sejam elas de cofre ou bancárias, garantindo o Controle Financeiro. 

 

Contas a Pagar

O setor de contas a pagar controla todos os pagamentos futuros a serem feitos aos fornecedores. Tudo que a empresa comprou e que tem vencimento maior ou igual a um dia será controlado aqui. O contas a pagar pode ter diversos tipos de compromissos a pagar como boletos, cheques pré-datados, promissórias, duplicatas, etc. Quando alguém decide pagar um título, a origem do dinheiro pode ser através do Contas a Receber ou da Tesouraria, e isso ocorre via integração de software. Quando os recursos são usados, eles passam a ficar indisponíveis para uso nas contas de origem, sejam elas de cofre ou bancárias, e os títulos são liquidados no contas a pagar. Sendo assim, o contas a pagar sempre consome os recursos da empresa, honrando os compromissos feitos.

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Tesouraria

A Tesouraria é o centro nervoso do Processo Financeiro. Todos os movimentos feitos nos outros setores “desaguam” nele. Este setor pode efetuar recebimentos ou pagamentos à vista, podem receber ou fornecer valores para o movimento financeiro ocorrido em outros setores como Faturamento, Contas a Receber, Contas a Pagar e Logística. Todo esse movimento é feito via integração de software. O setor de Tesouraria é o que garante que todo movimento financeiro feito na empresa foi registrado e pode ser rastreado neste setor. Conclui-se então que, se as contas bancárias e de cofre são as centralizadoras dos valores  movimentados, então nenhum setor pode movimentar dinheiro sem que a Tesouraria tome conhecimento e autorize. Para isso a integração via software deve ser extremamente rigorosa para evitar erros ou fraudes. É importante saber que não existe garantia que os processos estão sendo feitos, sem que haja auditoria permanente. Isso significa que TODOS OS DIAS o “livro caixa” deve ser auditado por alguém em instância superior. Além disso, devem ocorrer auditorias independentes e sem aviso, onde todos os setores que movimentam dinheiro são auditados ao mesmo tempo em dia e hora não divulgados. Não fechar o “livro caixa” todo santo dia e não fazer auditorias regularmente, pode ser a assinatura do atestado de óbito da empresa.

livro caixa

Movimento de Caixa do Dia (“livro caixa”)

 

Instrumentos de Auditoria

Para auditar os Processos Financeiros de uma empresa é necessário que hajam ferramentas de trabalho que permitam checar o movimento financeiro. Em uma empresa que não utiliza um software de gestão, ou não utiliza os recursos nele disponíveis, será muito difícil conseguir sucesso nas auditorias. É certo que se obterá eficiência, porém, a eficácia não será obtida. Os instrumentos mais importantes para realização de uma excelente auditoria são:

a) Documentos referentes aos movimentos financeiros arquivados em local de fácil acesso, e identificados com capa de lote.

b) Uso de Centros de Custo e de Receitas em cada movimento financeiro feito no software.

c) Setores de Contas a Receber, Contas a Pagar e Tesouraria documentados e bem definidos em todos os ângulos como atribuições, limites, normas, processos e hierarquia.

d) Existência de um relatório de balancete por Centros de Custo e de Receitas.

e) Extrato de movimentação de contas financeiras de caixa ou bancária.

f) Rastreamento de movimentos financeiros via software.

g) Rastreamento das atividades dos usuários no sistema de gestão.

h) Relatórios de fechamento de caixa.

i) Relatórios do movimento diário da Tesouraria “livro caixa”.

j) Relatório de Fluxo de Caixa

 

O que não pode ser negligenciado pelo empresário, é que por menor que seja a empresa, por minúsculo que seja o seu caixa diário e mensal, executar os movimentos financeiros sem o mínimo citado aqui, certamente implicará em insegurança e consequentemente surpresas desagradáveis a qualquer momento.

 

Adolffino01919

 Adolfino Alves Pereira Neto

Professor, Empresário, Administrador, Consultor,

Especialista em Logística Empresarial.

 

 

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O seu estoque “Fecha”?

Antes de entrar no mérito desta questão, é necessário saber o significado da palavra que melhor define o fechamento dos estoques.  Acurácia ou Acuracidade é a precisão e exatidão de dados e informações, quando há ausência de erros ou equívocos. A palavra acurácia, é um termo bastante utilizado na Física e na Matemática para definir a precisão de um experimento com o seu valor real. Quanto maior a acurácia, mais autêntico é o resultado da experiência. A Acuracidade surgiu a partir da palavra inglesa accuracy, utilizada também como base etimológica para acurácia. 

No Brasil é comum no meio empresarial o uso do jargão “fechamento do estoque” referenciando-se a Acurácia do mesmo. No país, vive-se uma realidade em que a maior parte das micro, pequenas e médias empresas não tem índices aceitáveis de Acuracidade. A maioria reconhece que tem problemas, porém, está sempre protelando a solução.

Em uma palestra que ministro intitulada “OS DEZ MANDAMENTOS DO ESTOQUE – O Caixa Fechou! e o Estoque?”, apresento ao público os motivos que fazem com que o caixa financeiro das empresas esteja diariamente correto, porém, o estoque encontra-se em situação bastante complicada. A maioria dos empresários não sabe o índice de acuracidade dos seus estoques, ou apenas supõem um percentual. O problema do baixo índice de Acuracidade dos estoques no Brasil é meramente cultural. Não passa pela esfera tecnológica ou da mão de obra. O problema vem de cima para baixo; vem da cultura do empresário.

estoque eh dinheiro

Estoque é DINHEIRO materializado em forma de MERCADORIA. Sendo assim, conclui-se que MERCADORIA = DINHEIRO. Na prática, o empresário enxerga MERCADORIA como MERCADORIA, e com isso, dá pouca importância ao controle das mesmas. Para resolver este problema e atingir índices aceitáveis de Acuracidade, vão aqui os DEZ MANDAMENTOS que, se executados com austeridade, certamente o problema será resolvido.

  1. Faça os pedidos de compra de mercadorias no sistema de gestão e envie o mesmo ao seu fornecedor. Benefícios: registro da compra, controle do saldo do pedido, checagem na entrada, histórico de compras. 
  2. Faça inventários rotativos diários por amostragem, usando coletores de dados. Benefícios: fiscalização contínua, erros apurados no dia, cria-se a cultura e a percepção do controle rígido.
  3. Emita sistematicamente relatórios de apoio estratégico a gestão dos estoques como Curva ABC, estoques mínimos e máximos, estoque sem giro a X dias,  ranking de devolução de vendas, etc. Benefícios: tomada de decisão com base em fatos reais, avaliação do movimento dos estoques, percepção antecipada de problemas, apoio a área comercial.
  4. Faça um inventário geral no máximo a cada quatro meses usando coletores de dados. Benefícios: percepção do controle austero, identificação e resolução de problemas, melhor do atendimento ao cliente e ao governo.
  5. Busque fornecedores parceiros que lhe ajude a vender a mercadoria. O fornecedor tem que apoiar a venda disponibilizando estrutura comercial de merchandising. Benefícios: maior giro, menor lead time, cria-se a cultura do atendimento ao cliente e não somente comprar e vender.
  6. Faça uso de todo o aparato eletrônico disponível no mercado. Use câmeras em todos os locais de movimento do estoque, use cancelas eletrônicas e coletores de dados, faça as pessoas perceberem que todo o ambiente é monitorado eletronicamente. Benefícios: reprime-se apropriações indébitas, cria-se a cultura da vigilância permanente.
  7. Centralize a operação do negócio caso sua empresa tenha mais de uma unidade de negócio, deixando nas lojas apenas a venda. Benefícios: redução de custos com unificação de equipe e processos, treinamento mais rápido e com menos custos, redução de custos com equipamentos, dados corporativos, aumento da segurança da informação.
  8. Centralize os estoques em um Armazém Central. Utiliza um software WMS. Benefícios: redução de custos, maior velocidade na operação, menor quantidade de estoques, redução de erros, eliminação da perda por validade, maior controle e aumento da Acuracidade.
  9. Faça uso de relatórios de vendas como Curva ABC de Clientes, venda por fornecedor, venda por lucro bruto com análise de CMV e MARKUP, ranking de vendas por mercadoria, grupo, subgrupo, região, venda por promoção, etc. Benefícios: redução de estoques, foco nos estoques lucrativos, aumento da venda saudável, eliminação de perdas e devoluções.
  10. O décimo e mais importante mandamento do estoque é a contratação de um PCE – Planejamento e Controle de Estoque, ou seja, O RESPONSÁVEL PELO ESTOQUE. Ele será responsável por fazer com que todos os outros 9 mandamentos aconteçam. As principais atribuições e benefícios gerados por um PCE são:

          – Fiscaliza os estoques.

          – Previne perdas.

          – Cria, replaneja e controla os processos logísticos.

          – Estuda tecnologias disponíveis no mercado.

          – Interage com as demais áreas da empresa.

          – Controla inventários rotativos e pontuais.

          – Presta contas a diretoria.

 

Sem um PCE na empresa para controlar os estoques, é hipocrisia acreditar que se conseguirá estoques corretos e com alto índice de Acuracidade. É possível observar que não há nada de extraordinário no que foi citado nos dez mandamentos. Todos os pontos são possíveis e tem custo baixo. Por em prática é apenas uma questão de decisão do empresário. Muito mais caro que não executa-los, é o inadmissível fato do empresário não saber sequer o seu índice de Acuracidade, e se ele não sabe, a consequência é óbvia: prejuízo sem conhecimento da dimensão do mesmo.

O salário de um PCE custa algumas vezes menos que o prejuízo dos estoques descontrolados.

Adolffino01919

Adolfino Alves Pereira Neto

Professor, Empresário, Administrador, Consultor,

Especialista em Logística Empresarial.

 

 

 

 

 

O que é WMS?

Esta pergunta entra em cena sempre que uma empresa ou entidade está em situação difícil na gestão dos seus estoques no armazém. O WMS certamente vai conseguir resolver a situação, mas, por que as empresas sempre deixam o problema chegar ao limite para então decidir utilizar um software WMS?   Veremos a seguir.

Primeiro é necessário esclarecer o significado da sigla. O WMS – Warehouse Management System, significa Sistema de Gerenciamento de Armazém. O software assume o total controle do armazém desde a chegada do material, passando pelo armazenamento até o fim do seu ciclo dentro do armazém no setor de expedição.

Os armazéns sem WMS, dia a dia vão evoluindo e aumentando o número de operações realizadas ao mesmo tempo pela equipe. O conhecimento de cada uma das pessoas que vive o armazém é parte de uma teia informal a qual podemos denominar de WMS Mental. Cada pessoa tem um pouco do conhecimento do armazém e a soma dos conhecimentos faz o armazém operar. Os problemas afloram quando esta teia começa a funcionar mal devido a falta de informações, de organização, de compromisso, de planejamento e acima de tudo, falta de ORDEM. Um armazém muito movimentado e utilizando a teia mental certamente caminha para o caos. O estrangulamento acontece em algum momento, e em seguida esses momentos se repetem até que o armazém praticamente para.

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Armazém verticalizado e utilizando WMS

Um WMS tem como objetivos principais, garantir alto índice de acuracidade dos estoques, reduzir o tempo de todos os movimentos do armazém, estabelecer a Ordem, planejar os recursos, evitar perdas de lotes de materiais, eliminar o ruído de comunicação, reduzir o custo operacional e dar ao cliente final maior confiabilidade no serviço prestado.

O principal fator condicionador para o retardo na decisão de uso do WMS é a falta de dados estatísticos sobre a operação do armazém e a falta de conhecimento sobre as vantagens de uso do WMS. Quanto mais cedo se mede os números da operação mais cedo se chega à conclusão de necessidade da mudança.

Cabe então a todos os envolvidos com o armazém colaborar para que as informações cheguem o quanto antes aos gestores, e o mais importante, íntegras e confiáveis, evitando assim a insegurança no momento da decisão.

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Visão Virtual de Rua e Endereço de Mercadoria (PRÓTON WMS)

Quando um WMS entra em operação num armazém, ocorre uma mudança brutal na operação. Todos os movimentos são inteligentes, mais rápidos, e podem ser feitos por qualquer pessoa com um mínimo de escolaridade. O movimento é feito usando apenas a quantidade de metros necessária para levar ou trazer o material ao endereço. Percebe-se então que com um contingente menor, é possível aumentar o faturamento da empresa sem precisar aumentar o tamanho do armazém. Os movimentos podem ser feitos de forma manual utilizando papel, ou com coletores de dados, os quais adicionam velocidade e redução de erros operacionais. Através de um algoritmo inteligente, o WMS consegue escolher sozinho o melhor endereço para armazenar o material, bem como, o melhor caminho a ser percorrido no momento da separação do material (picking) para posterior expedição ao cliente. Todos os movimentos feitos podem ser rastreados no sistema, onde sabe-se quem fez o movimento, em que data e hora, local de origem e destino, o número e a validade do lote movimentado, e o cliente ou fornecedor envolvido. O WMS também pode ser integrado a tecnologias inovadoras como etiquetas inteligentes chamadas RFID e Transelevadores, que são robôs que fazem toda a operação de armazenamento e separação de materiais sem o uso de mão de obra. Sintetizando todos os seus recursos, um WMS tem o objetivo final de reduzir custos e manter a acuracidade dos estoques em níveis nunca inferiores a 99,5%, sendo o sonho de qualquer empresário.

Na Bahia existe um centro tecnológico do SENAI chamado CIMATEC, o qual ministra aulas de logística utilizando o PRÓTON WMS. Além disso, o próprio CIMATEC e o SENAI – CE utilizam o PRÓTON WMS nos seus almoxarifados, controlando seus materiais de consumo e operacional. No Brasil, 13 SENAIs já utilizam o PRÓTON WMS em sala de aula. Cada vez mais, o mercado se interessa por esta tecnologia que é a única forma de resolver o problema dos erros de estoque e da ineficácia nos armazéns.

Para tirar dúvidas sobre WMS, acesse o site http://www.protonsistemas.com.br e faça contato.

Assista aqui a operação robotizada da Natura no Brasil. https://vimeo.com/142374619

Adolffino01919

Adolfino Alves Pereira Neto

Professor, Empresário, Administrador, Consultor,

Especialista em Logística Empresarial.

 

 

 

 

Adolfino ministrou palestra na UNIFACS!

Na noite do dia 29/03/2016, ministrei a palestra “Os Dez Mandamentos do Estoque – O caixa Fechou. E o estoque?”. O evento marcou o lançamento do MBA de Logística Empresarial da UNIFACS Feira 2016. O público composto por empresários, estudantes, contadores e o público em geral, debateu intensamente o tema que é assunto nas empresas o ano inteiro: porque é fácil fechar o caixa nas empresas diariamente, enquanto que o estoque passa o ano inteiro com erros?

O tema central da minha palestra é a miopia que faz com que o empresário não consiga enxergar MERCADORIA COMO DINHEIRO. Por este motivo, diversos problemas acontecem silenciosamente no dia a dia, provocando prejuízos operacionais.

Procure o campus Santa Mônica da UNIFACS Feira e matricule-se no curso.

Adolffino01919

Adolfino Alves Pereira Neto

Professor, Empresário, Administrador, Consultor,

Especialista em Logística Empresarial.